Hintergrundinformation MPG

Was ist unter dem Begriff der "Material- und Chargenverwaltung" zu verstehen?

Hinter dem Gesamtbegriff der Material- und Chargenverwaltung verbergen sich zwei unterschiedliche Aufgabenbereiche, die in der Gesamtlogik des Praxisablaufs aber als Einheit gesehen werden müssen.

Materialwirtschaft

Definition

Die Materialwirtschaft hat zum Ziel:

• das benötigte Material,
• zum richtigen Zeitpunkt,
• am richtigen Ort,
• in der richtigen Menge,
• mit der erforderlichen Qualität,
• zum bestmöglichen Preis

zur Verfügung zu stellen.
Die vorstehende Definition gilt nicht nur für produzierende Großbetriebe, sondern ebenso für Ihre Praxis, denn alle genannten Anforderungen müssen auch hier erfüllt werden, um ein optimales Behandlungsergebnis erzielen zu können.

Bedeutung für die Praxis

Definitionen alleine helfen in der alltäglichen Praxis nicht weiter. Es stellt sich die Frage, welcher praktische Nutzen sich aus ihnen ableiten lässt. Die nachfolgende Übersicht stellt dar, wie die Materialwirtschaft sich auf den Praxisablauf und die beteiligten Personen auswirkt:

Diese kleine Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie stellt aber exemplarisch dar, welche Personen von einer funktionierenden Materialwirtschaft abhängen und wie sich diese auf die Kosten- und Gewinnsituation einer Praxis auswirkt.
Aus der Tabelle ergeben sich zwei Erkenntnisse, die kurz beleuchtet werden sollten.In der konkreten Behandlungssituation werden weder Behandler noch Helferin den Preis des verwendeten Materials im Blick haben. Hier stehen andere Aufgaben im Vordergrund.Der Preis ist dann von großer Bedeutung, wenn es um die Kosten- und Gewinnsituation der Praxis geht, da es sich bei den Materialkosten nicht nur um durchlaufende Laborkosten handelt. Auch die verwendete Qualität hat Einfluss auf den finanziellen Erfolg, denn schließlich kann eine schlechte Qualität unnötige Garantieleistungen verursachen und auch zu einem erhöhtem Verbrauch führen.

Der Nutzen einer Materialwirtschaft

Durch eine gezielte Materialwirtschaft werden folgende Probleme gelöst:Das benötigte Material wird in der optimalen Menge und Qualität vorgehalten.Überlagerungen, also Produkte mit abgelaufenem Haltbarkeitsdatum, werden vermieden.Die durch den Lagerbestand bedingte Kapitalbindung wird verringert.Zusätzliche Kosten für die Ersatzbeschaffung von überlagerten Produkten werden vermieden.Gerade die Problematik der Überlagerung wird unterschätzt. Tatsache ist, dass einige Praxen bei der Inventur ihrer Materialbestände bis zu 40 % an überlagerten Produkten feststellen mussten. Die Überlagerung hat vor allem zwei Ursachen:Entweder wird von einem Material zuviel bestellt oder weniger verbraucht als angenommen.Die Bestellmenge kann optimal sein, aber es werden zuerst die Chargen verbraucht, die zuletzt geliefert wurden.Ebenso wichtig ist ein optimaler Lagerbestand. Ein hoher Lagerbestand bindet unnötig Kapitalmittel, die anderweitig sinnvoller eingesetzt werden können. Ein zu geringer Lagerbestand kann aber den Behandlungsablauf stören und wirkt sich u. U. negativ auf die Patientenzufriedenheit aus. Für die Einhaltung eines optimalen Lagerbestandes ist die permanente Verfügbarkeit folgender Informationen von Bedeutung:Wie hoch sind die aktuellen Lagerbestände der einzelnen Materialien?Welchen Materialien droht die Überlagerung?Welche Materialien müssen nachbestellt werden?Welche Materialien wurden bei den Lieferanten bestellt?Welche Lieferungen sind überfällig?

Fazit

Die Beschaffung und Lagerung von Material ist eine Aufgabe, die mit entscheidend ist für den unternehmerischen Erfolg der zahnärztlichen Praxis. Die Verwendung von bestimmten Materialien am Patienten ist dann wieder zahnmedizinisches Können.
Für die Sicherung des finanziellen Erfolges sind gerade heute Organisationsstrukturen und EDV-Anwendungen nötig, die es ermöglichen, in kürzester Zeit Entscheidungen zu treffen. MC stellt Ihnen mit seiner Materialwirtschaft ein solches Steuerungsinstrument zur Verfügung.

Chargenverwaltung

Definition

Unter eine Charge versteht man in der Betriebswirtschaftslehre eine Gütermenge mit gleichen Eigenschaften, die entweder in einem zusammenhängenden Produktionsprozess hergestellt oder bei einer gemeinsamen Bestellung beschafft wird.
Jede Produktionseinheit erhält eine sog. Chargenummer. Diese Chargenummer muss nicht immer eindeutig sein, sie kann beispielsweise für einen Produktionszeitraum (Tagesausstoß etc.) identisch sein.
Die Chargenverwaltung ermöglicht die Dokumentation der gelieferten und im Behandlungsprozess verwendeten Chargennummern.

Bedeutung für die Praxis

Der Begriff der Charge wird in der zahnärztlichen Praxis für zwei Aufgabenbereiche verwendete:Dokumentation von Materialverbräuchen.Dokumentation von aufbereitetem und verwendetem Sterilgut.Im Gegensatz zum Material, dass häufig über eine Chargennummer verfügt, muss diese für das Sterilgut im Rahmen der Aufbereitung und Freigabe erst erzeugt werden.
Auf die Gesetzte und Verordnungen, die dies Dokumentationspflicht begründen wird an dieser Stelle nicht weiter eingegangen. Ausschlaggebend sind aber das Medizinproduktegesetz (MPG) und die RKI-Richtlinie.
Worin liegt aber nun der konkrete Vorteil der zahnärztlichen Praxis in der Dokumentation von Chargen?
Als Erstes ist hierbei die Erfüllung gesetzlicher Forderungen zu nennen (siehe MPG). Die zahnärztliche Praxis hat heute eine Meldepflicht bezüglich risikobehafteter Produkte und Chargen. Diese Medlepflicht dient nicht allein dem Verbraucherschutz und somit auch der Patientenzufriedenheit, sondern gerade auch der zahnärztlichen Praxis, wenn rechtzeitig vor dem Einsatz risikobehafteten Materials gewarnt wird.
Das Gesagte gilt in übertragener Form auch für die Aufbereitung von Sterilgut. Auch hier steht die zahnärztliche Praxis auf der sicheren Seite, wenn evtl. Versäumnisse in der Aufbereitung gegenüber Patienten oder prüfenden Behörden nachgewiesener Maßen ausgeschlossen werden können.
Nicht wenige Praxen sehen die Notwendigkeit in eine Chargenverwaltung ein befürchten aber, das ein Mehr an Sicherheit auch mit einem Mehr an Organisationsaufwand mit sich bringt. Eine angepasste Organisationsstruktur in Verbindung mit MC kann den befürchteten Aufwand erheblich minimieren.

Fazit

Wenn Sie den Nachweis über Herkunft und Verwendung einer Charge führen können, muss bei einer evtl. juristischen Auseinandersetzung die Gegenseite den Beweis für etwaige Versäumnisse antreten. Praxisprofiler MPG unterstützt Sie in diesem Punkt und schafft für Sie eine positive Beweislage.

Der Einsatz von Praxisprofiler MPG gewährleistet die lückenlose Kontrolle
Ihres Sterilguts, vom Aufbereitungsprozess bis hin zur Verwendung am
Patienten. Umfangreiche Personal-, Instrumenten- und Geräteverwaltungen
erlauben Ihnen eine detailgetreue Abbildung Ihrer Praxisprozesse.
Die Dokumentation des verwendeten Sterilgutes am Patienten
erfolgt durch eine unkomplizierte Anbindung an Ihre Abrechnungssoftware.
Die optionale Materialwirtschaft von Praxisprofiler MPG eröffnet
Ihnen weitere Möglichkeiten der Dokumentation und Kostenkontrollen.
Praxisprofiler MPG die rechtssichere Antwort auf RKI.
Der durch Praxisprofiler MPG erstellte Schutz der Hygienedokumentation
ist als Beweismittel für die Echtheit der Dokumentation vor Gericht
zulässig. ( §§ 144, 371f Zivilprozessordnung (ZPO), § 86 Strafprozessordnung
(StPO), §96 Abs 1 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO)).